Praca w wielu branżach jest niewątpliwie odmienna i nie da się jej do siebie przyrównać. Jest jednak coś co łączy wszystkie te sfery. Przy realizacji określonych zadań czy projektów bardzo często dochodzi do sytuacji, w której nie wszystkie osoby pracujące nad danym zagadnieniem zostają poinformowane o wcześniej przyjętych ustaleniach lub po prostu ustalenia te “giną” w natłoku maili. Wtedy też, gdy zachodzi potrzeba szybkiego ich wyszukania – jest to po prostu niemożliwe. Jednak, czy tak musi być? Okazuje się, że nie. Na rynku funkcjonuje aplikacja, która w znacznym stopniu usprawnia komunikację w firmie i z powodzeniem spełnia swe zadania w wielu branżach. Mowa tutaj o Redmine. Co to takiego i na czym polega fenomen tej aplikacji?
Redmine jest aplikacją usprawniającą komunikację w zespole. Jest to oprogramowanie Open Source, które w elastyczny sposób dostosowuje się do potrzeb danej firmy. Sami możemy zdecydować, który jej aspekt chcemy rozwijać, dla ilu pracowników będzie przeznaczona czy też jakiej przestrzeni na pliki potrzebujemy. Idealnie sprawdzi się w firmach, w których pracuje większa liczba osób lub w których jednocześnie pracuje się na więcej niż jednym projektem. Dlaczego? Otóż sprawa wygląda bardzo prosto. W sytuacji, gdy w danej firmie pracuje wyłącznie kilka osób całkowicie wystarcza komunikacja oparta na wiadomościach e-mail. Jednak, gdy grono pracowników lub realizowanych projektów się powiększa taka komunikacja przestaje być efektywna. Dochodzi bowiem do sytuacji, w której nie wszystkie osoby pracujące nad danym zagadnieniem mają wgląd do ustaleń wysyłanych poprzez e-maile. Oczywiście można takie osoby dołączyć do kopii wiadomości, jednak nie zawsze wszyscy o tym pamiętają. Również i później, gdy taka komunikacja trwa już dłużej ilość wysłanych maili jest ogromna i wtedy najważniejsze informacje zaczynają “ginąć”, co utrudnia dalszą pracę nad projektem. Wdrożenie w swej firmie Redmine sprawi, że całość komunikacji związanej z danym zagadnieniem będzie w jednym miejscu.
Poprawa komunikacji w zespole to niewątpliwie największa korzyść jaką daje ta aplikacja. Jednak poza tym jest jeszcze kilka plusów, które wynikają z korzystania z tej aplikacji na polu firmowych. Umożliwia ona rozdzielenie zadań do konkretnych osób pracujących nad danym zagadnieniem, dzięki czemu mamy kontrolę nad prawidłowym przebiegiem prac. Zawsze wiadomo kto i za co jest odpowiedzialny, dzięki czemu wzrasta skuteczność działań oraz ilość projektów zrealizowanych w terminie. Z pewnością wpłynie to pozytywnie na wizerunek firmy.
Można by pomyśleć, że taka aplikacja znajdzie zastosowanie wyłącznie w branży IT. Nic bardziej mylnego. Za przykład niech tutaj posłużą tutaj usługi, a dokładnie sklep internetowy. Obsług tego kanału sprzedaży wymaga zaangażowania wielu osób, o rożnych specjalizacjach. Bardzo często także poza zwykłą obsługą sklepu i Klientów dochodzi także jego promocja, konfiguracja, optymalizacja, serwis. Wszystkie te działania prowadzone są równolegle. I zaczyna pojawiać się problem, kto jest za co odpowiedzialny i w jakim terminie dane zadanie powinno być gotowe. Jednym z e-sklepów, które w swej działalności zdecydowało się na wdrożenie Best Redmine jest sklep ze sprzętem i akcesoriami dla surferów EASY / SURF (www.easy-surfshop.com).
Z Redmine korzystamy już od ponad roku i wdrożenie go u nas było bardzo dobrą decyzją. Każdego dnia w sklepie internetowym pojawia się wiele zamówień, które trzeba zrealizować. Dodatkowo dochodzi jego promocja w Sieci i obsługa sklepu stacjonarnego. Sprawnie działająca komunikacja to podstawa i właśnie dzięki Redmine jesteśmy w stanie trzymać to wszystko w ryzach. Zawsze wiadomo, kto z teamu za co odpowiada – wyjaśnia Bartosz Grzesiek, właściciel EASY / SURF – Używamy go też do komunikacji z firmą Best.net, która zapewnia naszemu e-sklepowi wsparcie IT. Całość informacji związanych z obsługą serwisową sklepu mamy w jednym miejscu, możemy wrócić do tego w dowolnym momencie, bez wyszukiwania na skrzynkach mailowych. Wiemy też jaki jest postęp prac nad danym zagadnieniem i kiedy możemy spodziewać się pełnej jego realizacji przez dział techniczny.
Jednak to nie jedyny przykład branży, w której Redmine okazuje się być przydatny. Również – jak mogłoby się wydawać – mniej ‘dynamiczne’ branże jak księgowość czy edukacja mogą usprawnić swe działanie dzięki tej aplikacji. Każda z zatrudnionych w firmie osób ma możliwość logowania swego czasu pracy, dzięki czemu kadra zarządzająca może kontrolować, ile konkretnie czasu zostało poświęcony na dany projekt i ile finalnie kosztował on firmę. Daje to szansę na wyciągnięcie wniosków na przyszłość. Na wprowadzenie Redmine w swej działalności zdecydował się właściciel jednego z poznańskich biur księgowych – Jarosław Urbański.
Początkowo moja firma była działalnością jednoosobową. Całość dokumentacji trzymałem u siebie w biurze lub na dysku komputera. Z czasem jednak firma się rozrastała, nowych Klientów wciąż przybywało. Wiązało się to z koniecznością zatrudnienia nowych pracowników. Pojawiało się coraz więcej zagadnień, komunikacja moich pracowników z Klientami stawała się coraz bardziej kłopotliwa. Jeden z moich Klientów, który sam zdecydował się na jego wdrożenie, polecił mi Redmine. Okazało się, że jest to narzędzie, które bardzo usprawniło działanie mojego biura. Dokumenty załączamy teraz Klientom poprzez Redmine. Dzięki czemu ani oni, ani my nie musimy ich odgrzebywać z komunikacji mailowej. Wystarczy wejść w określone zagadnienie związane z danym Klientem i widoczna jest zarówno cała dotychczasowa korespondencja z nim, jak i dokumenty, które zostały mu załączone. W Redmine znajduje się wiele różnych dodatków, np. Dokumenty, Pliki. Mamy tutaj dodane wszystkie wzory dokumentów i każdy z moich pracowników ma do nich dostęp.
Aplikacja Redmine z powodzeniem znajdzie także zastosowanie w wielu innych branżach, tj. energetyka, branża spożywcza czy produkcja.
Pomimo szerokiego aktualnie zastosowania aplikacji Redmine na wielu obszarach działalności, początkowo wspierała ona wyłącznie branżę IT. Niekiedy jej początki bywały bardzo niepozorne. Tak jak na przykład miało to miejsce w naszej firmie 🙂 Gdy startowaliśmy z działalnością w 2000 roku ilość realizowanych przez nas projektów była mniejsza i w zupełności wystarczyła komunikacja mailowa. Z czasem jednak portfolio Klientów rozrastało się, a ilość zatrudnionych pracowników zwiększała się. Powodowało to, że zadania i najważniejsze informacje gdzieś uciekały. Dlatego też zdecydowaliśmy się na wprowadzenie wewnętrznego systemu do zarządzania projektami.
Początkowo używaliśmy jej wyłącznie na własne potrzeby, bo projekty z branży IT mają to do siebie, że bywają realizowane bardzo długo, a przez to poruszanych zagadnień i ustaleń bywa mnóstwo. Często też bywają niesamowicie złożone – jedno zagadnienie bywa powiązane z innym, a realizacja obu odbywa się w zupełnie innym czasie. Jesteśmy pewni, że przy zwykłej komunikacji opartej wyłącznie na e-mailach nasza skuteczność w terminowych realizacjach projektów nie byłaby tak wysoka! – twierdzi CEO naszej firmy, Błażej Łukomski – Redmine bardzo usprawnił nasza prace i z czasem udostępniliśmy go także naszym Klientom, którzy zaczęli dostrzegać zalety tego rozwiązania. Stało się to dla nas impulsem do zastanowienia się, czy nie warto udostępnić tego rozwiązania także na zewnątrz, poza grono naszych Klientów. I tak powstał Best Redmine. Dzięki tej aplikacji wszystkie dane, informacje, ustalenia są w jednym miejscu. Dla każdego z Klientów mamy w Redmine założony osobny projekt, a do każdego z projektów możemy dodawać nieograniczoną ilość zagadnień, przy czym każde z nich dotyczy osobnego zadania. Dzięki temu każde z zadań możemy traktować indywidualnie, czyli określać osobę za nie odpowiedzialną, mierzyć czas pracy poświęcony na jego realizację, określać szacowany czas jego oddania, etc. Tym co jest również ważne w Redmine to Dokumenty oraz Wiki. Pierwszy z nich stanowi miejsce, w którym przetrzymujemy wszystkie najważniejsze dokumentacje, dzięki czemu wszystko mamy w jednym miejscu. Wiki natomiast jest niczym innych jak odpowiednikiem znanej wszystkim Wikipedii, jednak w wersji bardziej technicznej, tworzonej dla Klienta przez członków naszego Zespołu. Osoby, które chciałyby się przekonać, na jakich zasadach działa Best Redmine zapraszam do skorzystania z wersji demo na naszej stronie.
