Szacunkowy czas na przeczytanie artykułu: 8 minut
Migracja sklepu internetowego może być dla Twojego biznesu wielką szansą na rozwój, ale może być także bardzo trudnym projektem dla całej firmy. Aby przeprowadzić go z sukcesem musisz mieć pod ręką dwie rzeczy: rzetelnego partnera wdrożeniowego e-commerce oraz checklistę, która pozwoli Ci kontrolować prace na kolejnych etapach. Sprawdź o czym musisz pamiętać.
Migracja sklepu internetowego – najważniejsze elementy
- Komunikacja w projekcie
- Czas migracji
- SEO/Marketing
- Księgowość
- Integracje
- Migracja danych
- Hosting
- Dane osobowe RODO
Komunikacja w projekcie
Niby oczywiste, ale w IT nie ma rzeczy oczywistych. Ważnym jest, by zastanowić się – kto, co i kiedy będzie wiedział o zmianie.
- Aktualny dostawca oprogramowania: w projekcie może być dla nas wsparciem lub problemem. Jeżeli od początku możemy zaangażować go w projekt w roli konsultanta, to odtworzenie niektórych funkcji będzie dla nas zdecydowanie łatwiejsze. Może być też tak, że jego motywacja do bieżącej obsługi aktualnej platformy zmniejszy się i w związku z tym będzie nam trudniej funkcjonować do czasu migracji. Natomiast w najgorszym z przypadków możemy mieć problem z dostępem do własnych baz danych i kodu aplikacji.
- Pracownicy: dla pracowników nowy system to zmiana, a zmiany często wywołują obawy. Zaangażuj pracowników w projekt (np. na etapie zbierania wymagań) i informuj ich na bieżąco co się dzieje – to pomoże zmniejszyć ich obawy. Przygotuj także cykl szkoleń – jeżeli system obsługuje kilkadziesiąt osób, to szkolenia z obsługi będą stanowiły istotny element projektu.
- Powiązani dostawcy: koniecznie poinformuj o zmianie firmy obsługujące system ERP, płatności, dostawy, odpowiedzialne za pozyskiwanie ruchu, etc. W niektórych przypadkach część z nich (np. firma obsługująca system ERP) będzie również brała udział w projekcie.
- Klienci: przygotuj ich na zmianę, docenią to! W przypadku, gdy zmiana jest tylko ewolucją, czyli wdrażasz nowy sklep, ale będzie on przypominał poprzedni to stali Klienci szybko się w nim odnajdą. Natomiast jeżeli robisz rewolucję, to Klienci muszą się o niej dowiedzieć przynajmniej chwilę wcześniej, tak by nie byli zaskoczeni.
Czas migracji, czyli kiedy będziemy migrować?
Migracja i wdrożenie od zera różnią się od siebie również pod względem czasu uruchomienia produkcyjnego nowej platformy. W obu przypadkach mamy do czynienia z sezonowością i powiązanymi projektami. Dodatkowo migracja sklepu internetowego będzie wymagała od Ciebie przełączenia się z jednej aplikacji na drugą w kilka godzin.
Sezonowość w e-commerce występuje w większości sklepów, niezależnie od tego, czy jest to B2B czy B2C. W przypadku B2C największy boom odnotowywany jest w okresie przed Świętami. Dodatkowo, w zależności od branży, pojawiają się inne sezony.
- Branża upominkowa: okazje tj.: Dzień Babci, Dzień Matki, Walentynki, etc.
- Branża budowlana: tutaj zapotrzebowanie na towar zmienia się w zależności od pogody.
Migracja sklepu internetowego powinna odbyć się przed sezonem, ale zostawić sobie także duży margines czasu. Przykładowo, jeżeli myślimy o Świętach w grudniu, uruchomienie nowej wersji ustalamy na wrzesień. Pozwoli to na przygotowanie planu działań marketingowych i nauczenie się nowego systemu.
Ustalając termin przenoszenia e-sklepu na nową platformę, uwzględnij koniecznie terminy powiązanych projektów. Coraz częściej jest tak, że firmy zmieniają platformę sklepową równolegle z rozbudową magazynu lub gdy wdrożeniem nowego systemu ERP. Już na etapie planowania takich projektów pamiętaj o integracji z e-commerce, po to, by dostawcy mogli ustalić zakres i technologię integracji przed rozpoczęciem prac.
SEO/Marketing
Pamiętaj o zmianach związanych z SEO i marketingiem. Wszystkie produkty oraz kategorie w e-sklepie mają swoje indywidualne adresy URL. W różnych platformach adresy są różnie konstruowane, dlatego to bardzo ważne. Dzięki temu nie stracisz ruchu organicznego oraz pozycji w Google. Zadbaj o to, aby Użytkownik wchodząc na stary adres kategorii lub towaru został przekierowany na ich nowe adresy, a nie na stronę główną lub na stronę błędu 404.
A co z linkami w kampaniach płatnych (czyli w tych, w których płacimy za ruch i Użytkownicy są kierowani na odpowiednie strony w naszym sklepie)? One również powinny być zaktualizowane. Zmiana obejmuje przecież nie tylko samą aplikację, ale wszystko co jest z nią połączone.
Kupony i promocje praktycznie w każdym systemie e-commerce są konfigurowane i naliczane inaczej. Jeżeli planujesz nowe kampanie promocyjne i nowe kupony, to uwzględnij w tych planach datę migracji i nie organizuj kampanii, które mają działać identycznie w obu platformach.
Księgowość
Dokumenty księgowe (faktury i paragony) mogą być generowane w sklepie lub w zintegrowanym programie księgowym.
W pierwszym z przypadków zwróć uwagę na zachowanie ciągłości numeracji i zapewnienie dostępu do dokumentów z poprzedniej platformy (np. w przypadku korekt, duplikatów, etc.). Jeżeli natomiast Twój e-commerce jest zintegrowany z oprogramowaniem do księgowości, szczegółowo przeanalizuj sposób naliczania podatku VAT (od netto/od brutto, stawki, zaokrąglenia) i przekazywania danych do oprogramowania księgowego (każda integracja wygląda inaczej).
Integracje
Teoretycznie wystarczy porównać, czy nowe oprogramowanie ma dostępne te same integracje/interfejsy, co Twoja aktualna aplikacja e-commerce. W praktyce nie jest to jednak takie proste, bo każda integracja zmienia się w czasie. Jeżeli Twoja platforma e-commerce była zintegrowana z Kurierem czy płatnościami 6 lat temu, to w tym czasie powstało już prawdopodobnie nowe i niekompatybilne wstecz API.
Ciekawym przykładem może być np. usługa DHL Parcel, która w niektórych krajach UE korzysta z tego samego API, którym integrowane są przesyłki kurierskie. Natomiast w pozostałych (np. w Polsce) wymaga zastosowania innego API.
Innym, ciekawym przykładem jest usługa DPD pozwalająca na monitorowanie zdarzeń o przesyłkach. Działa w dwóch wersjach, z których jedna jest prostsza w implementacji, ale pochłania większe zasoby sprzętowe.
Migracja danych
Przez lata w swoim systemie zgromadziłeś wiele informacji o Klientach, zamówieniach, towarach, itd., dlatego jeśli chcesz, aby Twoi Klienci mieli cały czas dostęp do tych danych również w nowej platformie, należy je skopiować.
Jakie dane musisz przenieść?
- informacje o Klientach,
- dane nt. zamówień,
- Towary,
- Kategorie.
Czego nie musisz przenosić?
- Historii zmian w obiektach, np. historii edycji konta Klienta lub historii zmian statusów zamówień. Migracja jest kosztowna, a to są dane historyczne. Wystarczy, że zostawisz do wglądu kopię starego systemu.
- Stron statycznych (np. regulamin, kontakt). O wiele łatwiej jest je stworzyć od zera w nowym systemie.
- Kampanii/kuponów promocyjnych – tutaj można zaplanować zakończenie promocji przed uruchomieniem nowego systemu.
Zwróć także uwagę na mapowanie danych i haseł Klientów. W każdym systemie hasła szyfruje się w inny sposób. Jeżeli nie masz wsparcia aktualnego dostawcy, ich migracja może być problematyczna. Trudno jest też wyobrazić sobie sytuację, w której wymagasz od wszystkich Klientów, by zmienili swoje hasła.
Mapowanie danych jest czasochłonnym procesem wymagającym precyzji. Możemy założyć, że w przeciętnym sklepie wykorzystuje się ok. 300 parametrów takich jak: Imię, Nazwisko, Telefon, Nazwa towaru, Opis towaru, itd. Każdy z tych parametrów należy zweryfikować pod kątem implementacji w nowym systemie, ponieważ mogą się od siebie znacząco różnić, i nie da się ich tak po prostu skopiować 1 do 1. Przykłady:
- W starym sklepie adresy są zapisane jako jedno pole: Ulica z numerem. Natomiast w nowym systemie adres jest rozbity na 3 pola: Ulica, Numer domu, Numer lokalu (niektórzy operatorzy logistyczni wymagają takiego formatu).
- W starym sklepie pole z numerem telefonu nie było walidowane i dopuszczało wpisanie dowolnej ilości cyfr. W nowym systemie numer telefonu jest natomiast sprawdzany pod względem poprawności składni.
Ciekawym przykładem mapowania są statusy zamówienia. Na przykład w sytuacji, kiedy w jednym systemie mamy jeden parametr: “Status zamówienia”, a w drugim trzy parametry: “Status zamówienia”, “Status płatności” i “Status dostawy”. Wtedy mapowanie obejmujące “tylko” status może wyglądać jak na przykładzie poniżej (w całości ma on 35 pozycji).
Hosting
Hosting to nie tylko serwer www, ale również domeny, certyfikaty SSL, konta pocztowe, konta ftp. Jeżeli zarządza nimi jeden dostawca, to szybko zidentyfikujesz wszystkie zasoby. Jeżeli jednak zamawiałeś poszczególne usługi u różnych dostawców, będziesz miał z tym więcej „zabawy”. Aby nic Ci nie umknęło, rzuć okiem na faktury kosztowe.
Migracja sklepu internetowego na nowe oprogramowanie (ustawione często na nowej infrastrukturze sprzętowej) to także konieczność wykonania backupu starego sklepu. Dla spokoju ducha utrzymaj wersję archiwalną do wglądu przez kilka miesięcy:)
Dane osobowe RODO
Jeżeli w wyniku procesu migracji dane będziesz chciał przechowywać w innym miejscu i będą je przetwarzać inne firmy to pamiętaj, że czeka Cię także powrót do tematu RODO.
Jak widać, migracja sklepu internetowego to złożony projekt. Nasz artykuł może Ci posłużyć jako checklista elementów, o których musisz pamiętać.
Albo zadzwoń do nas, a my przeprowadzimy Cię przez wszystkie etapy migracji za rękę:)
Pamiętaj, jeżeli masz jakiekolwiek pytania dotyczące migracji lub chciałabyś/chciałbyś przenieść swój e-sklep na platformę Extreme Commerce – zapraszamy do kontaktu z nami. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania.
