Ile kosztuje wdrożenie platformy e-commerce?

Koszt wdrożenia platformy e-commerce w różnych modelach rozliczeniowych

Na cenę projektu e-commerce ma wpływ mnóstwo czynników. Jednym z nich są modele biznesowe, zgodnie z którymi można się rozliczać w projektach IT. Możliwe są trzy opcje: fixed price, time&material oraz model hybrydowy, który stosujemy w naszych projektach.

Wybór jednego z nich zależy głównie od tego, jak bardzo złożone będzie wdrożenie platformy do sprzedaży online. Z naszego doświadczenia wynika, że duże projekty e-commerce trwają bardzo długo (od pomysłu do uruchomienia). W związku z tym ostateczny kształt wdrożonej platformy różni się bardzo od tego, co razem z klientem planowaliśmy na początku. Dlaczego? Bo gospodarka i rynek e-commerce są niezwykle dynamiczne i zmienne, pojawiają się nowe potrzeby, pomysły i wymagania. Zmieniają się także działania konkurencji, na które trzeba reagować sprawnie i elastycznie.

Aby móc uzyskać elastyczność i duże możliwości działania, przy zachowaniu kontroli kosztów, wypracowaliśmy model hybrydowy łączący model fixed price i time&material. Na czym polegają te modele, jakie mają plusy i minusy – to wszystko opisujemy poniżej.

Niezależnie od wybranego modelu rozliczeniowego, zawsze pierwszym etapem współpracy jest analiza przedwdrożeniowa. Pisaliśmy o niej na naszym blogu, w artykule pt. „Analiza przedwdrożeniowa – co to jest i z czego się składa?”. Analiza to obszerny dokument, który stanowi bazę i punkt wyjścia do dalszych działań. To także etap, podczas którego dostawca oprogramowania wraz z klientem rozkładają na czynniki pierwsze: sytuację w przedsiębiorstwie, sytuację rynkową, cele, potrzeby, wymagania, ograniczenia i inne aspekty wpływające na ostateczny kształt projektu.

Na tej podstawie są w stanie określić budżet całego wdrożenia oraz harmonogram prac nad poszczególnymi etapami. Bez analizy nie rozpocznie się żaden projekt e-commerce. Będzie ona także regulować wszystkie kolejne działania podczas wdrożenia, m.in. te związane z kontrolowaniem budżetu. Tylko rzetelnie przygotowana analiza pozwala dobrze zaplanować wydatki oraz trzymać w ryzach koszty projektu na wszystkich jego etapach.

Fixed Price

Polega na umowie między dostawcą e-commerce a klientem na określoną kwotę za wykonanie uzgodnionych zadań. Dostawca oferuje określone funkcje i moduły, które realizuje w ramach rozliczenia fixed price. Ustalone są tu zarówno cena, jak i zakres, a więc nie zostanie wdrożone nic poza konkretnymi funkcjonalnościami. Żadna z nich nie zostanie również zmodyfikowana. Fixed Price znacząco usztywnia zatem realizację projektu. Z jednej strony dostawca musi bardzo skrupulatnie pilnować zakresu zadań, na jaki umówił się z klientem i nie może elastycznie wprowadzać zmian w projekcie. Nie może zrobić niczego, co jest poza ustalonym zakresem działań, nawet jeśli w projekcie zajdą zmiany, pojawią się nowe pomysły lub rozwiązania. Ustalona cena zabezpiecza zarówno dostawcę, jak i klienta. Z drugiej strony klient musi „dopasować się” do oferowanych rozwiązań. 

Niestety w IT nie wszystko jest przewidywalne. Dlatego dużym utrudnieniem może być konieczność wykonania dodatkowych prac, które nie zostały przewidziane i określone w specyfikacji. Jeżeli dostawca popełnił błąd i czegoś nie przewidział (zadania lub czasu potrzebnego na jego wykonanie), musi te koszty wziąć na siebie. Oznacza to, że ryzyko musi być ujęte w specyfikacji projektu, w postaci dodatkowych kosztów w budżecie.

Są również takie zadania, których wykonywanie w modelu Fixed Price po prostu się nie opłaca, zarówno  dostawcy, jak i klientowi – ze względu na dużą nieprzewidywalność, wymuszałyby one duże przeszacowanie czasu i budżetu.

Time&material

Ten model polega na założeniu wstępnego budżetu, jaki klient musi przeznaczyć na projekt. Rozliczenie odbywa się jednak za czas rzeczywiście nad nim przepracowany. Time&material jest dużo bardziej elastyczny niż fixed price, nie usztywnia zespołu wdrażającego, a jednocześnie Project Manager nie traci zbyt dużo czasu na komunikację dotyczącą zmian w ustaleniach (jak w przypadku modelu fixed price).

Dodatkowo dla klienta to także szansa, że pojawią się oszczędności w stosunku do pierwotnie zakładanego budżetu. W trakcie prac mogą pojawić się przecież nowe możliwości, nowe pomysły albo dany problem zostanie rozwiązany w inny, tańszy sposób.

Time&material ma także swoje minusy. Najistotniejszym z nich jest to, że ta metoda wymaga od obydwu stron projektu dokładnego kontrolowania czasu i budżetu, gdyż łatwo przekroczyć przyjęte założenia.

Od czego zależy koszt wdrożenia platformy e-commerce w modelu time&material?

Na stawkę, w przypadku wyboru rozliczenia typu time&material, wpływ ma kilka czynników:

• Nad czym pracujemy – jako Best.net włożyliśmy wiele pracy w automatyzację procesów, w zmniejszenie czasu potrzebnego na pracę przy powtarzalnych elementach projektów (np. grafika, przygotowanie matryc, testów, itp.). Dzięki temu, że pracujemy na własnej platformie, pracę mogliśmy dostosować maksymalnie do swoich potrzeb oraz do wymagań naszych klientów. Dzięki temu w wielu aspektach jesteśmy bardzo konkurencyjni, zarówno jeśli chodzi o jakość usług, jak i o czas wykonywania zleceń.
• Jak duży i innowacyjny jest projekt – wybór dostawcy należy dostosować do wielkości i stopnia trudności przedsięwzięcia, aby koszt wdrożenia platformy e-commerce niepotrzebnie się nie powiększał. Warto jednak brać pod uwagę przyszłość i rozwój projektu. Dlaczego? By od początku inwestować we właściwą technologię i rozwiązania dostosowane do docelowych potrzeb.
• Dzięki logowaniu każdej godziny przy wszystkich zadaniach jesteśmy w stanie oszacować każdy kolejny projekt – rzeczy powtarzalne szacujemy bardzo dokładnie, zaś te niepowtarzalne i innowacyjne jesteśmy w stanie oszacować również z dość dużą dokładnością.
• Jak duży jest zespół wdrażający e-commerce – w przypadku wdrożeń typu Open Source realizowanych przez jednego freelancera stawki będą inne, niż w przypadku wdrożenia indywidualnej platformy przez kilkunastoosobowy zespół, gdzie stawki muszą być znacznie wyższe. W pierwszym przypadku zazwyczaj mamy do czynienia z szablonowymi rozwiązaniami dla małych sklepów ze standardowymi potrzebami. W drugim – z wielomiesięczną, bardzo złożoną pracą nad indywidualnymi, rozbudowanymi potrzebami, której nie jest w stanie wykonać jedna osoba. Tylko zespoły złożone z kilku lub nawet kilkunastu specjalistów mogą z powodzeniem wdrażać wieloetapowe projekty IT. Z tego wynikają znacznie wyższe koszty, ale to także pewność, że wdrożenie i dalszy rozwój sklepu będą przynosić firmie przychody.
• Na godzinę pracy programisty składają się także dodatkowe koszty, tj. koszty pracy innych pracowników firmy (np. Działu HR, Działu Handlowego, Działu Marketingu) oraz koszty związane z utrzymaniem firmy.

Model hybrydowy

Trzecim sposobem rozliczania się w projekcie wdrożenia platformy e-commerce jest model hybrydowy, czyli łączący fixed price i time&material. Polega on na tym, że w pierwszym etapie rozliczamy się na fixed price, a w kolejnych time&material.

Dlaczego? Na początku projektu wdrażamy elementy podstawowe i fundamentalne dla klienta, które dla nas są przewidywalne i powtarzalne. Dzięki temu klient dostaje działający sklep (w podstawowej wersji), będący bazą do dalszej rozbudowy. W pierwszym etapie nie ma elementów, które mogłyby nas zaskoczyć i wykroczyć poza zakładany budżet. Dla klienta to przede wszystkim pewność, że w założonym budżecie i czasie otrzyma dokładnie to, co wspólnie określiliśmy w specyfikacji.

Kolejne etapy rozwoju sklepu klienta przebiegają zgodnie z modelem time&material, co obu stronom projektu daje elastyczność i możliwość wdrażania dodatkowych funkcjonalności, zgodnie z aktualnymi potrzebami czy sytuacją rynkową.

Model hybrydowy pozwala nam maksymalnie obniżyć koszty pierwszego etapu. Opieramy wdrożenie na funkcjonalnościach, które już mamy i które były przetestowane na wielu branżach. Core naszej platformy napisany został w sposób uniwersalny, dzięki czemu omijamy etap „uczenia się” budowania fragmentów aplikacji na nowo w każdym wdrożeniu.

Wszystko to sprawia, że nasza platforma wyróżnia się i stanowi poważną konkurencję dla oprogramowania typu Open Source czy też innych dostępnych na rynku. Gotowych rozwiązań tego rodzaju jest mnóstwo, problemem dla nich może być jednak „powiązanie” wielu elementów w jeden mechanizm, tj. zintegrowanie systemów zewnętrznych (np. magazynowego, lojalnościowego, księgowego, systemu do płatności, systemu kurierskiego). W ramach naszej platformy oferujemy wiele gotowych integracji, które dostosowujemy do potrzeb danego projektu.

Koszty rozwoju platformy e-commerce, czyli kolejne etapy projektu

Klienci, stawiający pierwsze kroki w sprzedaży internetowej, często zapominają o tym, że oferta na wdrożenie platformy, którą otrzymują, dotyczy wyłącznie wdrożenia systemu e-commerce, a nie inwestowania w rozwój sklepu w kolejnych latach. Pisaliśmy o tym w artykule nt. wyboru platformy e-commerce, w sekcji pt. Rozwój e-commerce. Jest to podstawowa sprawa, o której powinien myśleć klient przygotowujący budżet projektu e-commerce. Nie można także zapominać o aktualizacjach do kolejnych wersji sklepu oraz o elastyczności. Firma musi reagować na dynamikę rynku, zmiany zachodzące w organizacji i w sklepach konkurencyjnych oraz na zmieniające się potrzeby Klientów.

Biorąc zatem pod uwagę rozwój oraz związane z tym nakłady finansowe, sklepy internetowe można podzielić na trzy grupy:

• rozwijające się szybko
• rozwijające się stabilnie
• uwsteczniające się

Sklep rozwijający się szybko

W przypadku takich sklepów, w ujęciu rocznym, nie ma różnicy w wydatkach między wdrożeniem a dalszym rozwojem. Oznacza to, że firma inwestuje tak samo wysokie kwoty zarówno podczas wdrożenia platformy, jak i później podczas jej utrzymywania. Dzięki temu rozwija się bardzo dynamicznie, a wprowadzanie kolejnych zmian jest konieczne, aby utrzymać wysokie tempo wzrostu.

Sklep rozwijający się stabilnie

Ten model dotyczy większości sklepów. Decyzja dotycząca wdrożenia platformy e-commerce niesie za sobą dalsze inwestycje, choć w okresie utrzymania są one mniejsze niż w pierwszym typie sklepów. Rozwój sklepu, który rozwija się stabilnie firma finansuje z bieżących przychodów. Zwrot inwestycji może nastąpić już po dwóch latach.

Sklep uwsteczniający się

W przypadku sklepów uwsteczniających się widać dużą dysproporcję między nakładami finansowymi na początku projektu i na dalszych etapach rozwoju. Wydatki w kolejnych latach wynoszą zazwyczaj ok. 10% wydatków z pierwszego roku projektu. W dłuższej perspektywie takie podejście do biznesu on-line, prowadzi do zatrzymania rozwoju. Jest także ryzyko, że sklep wypadnie poza obowiązujące trendy rynkowe oraz pozostanie daleko za konkurencją.

Wdrożenie platformy e-commerce a żelazny trójkąt

Żelazny trójkąt dotyczy każdego projektu IT. Aby wykonać duży zakres prac konieczne są nakłady czasowe oraz finansowe. Dopiero wtedy można mówić o wysokiej jakości.

Jeśli klient szuka oszczędności (ma ograniczony budżet), ale zależy mu na zakresie prac, konieczne będzie rozłożenie tych prac w czasie. Jeżeli natomiast klient chce przyspieszyć start sklepu, należy zrezygnować z części prac lub zainwestować więcej, by zespół deweloperski mógł pracować intensywniej oraz wstrzymać inne projekty.